KePun vaalikokous lähestyy -näin haet hallitusvirkaa vuodelle 2014!

Vaalikokousosallistujia vuonna 2010
Vaalikokousosallistujia vuonna 2010

Vuotta on vielä melkein neljä kuukautta jäljellä, mutta silti vuoden 2014 vaalit ja seuraavan vuoden valmistelut jo lähestyvät. Syyskuu on perinteisesti vaalihumun aikaa ja itse kukin voi miettiä missä määrin haluaa heittää itsensä likoon. Hallitustyöskentely, kuten kamarin muutkin virat ja projektipäällikkyydet, antavat erinomaisen mahdollisuudet nauttia hienojen asioiden tekemisestä parhaassa mahdollisessa seurassa, oppia & kasvaa itse siinä samalla sekä useimmiten pääsee myös tutustumaan joko kokonaan uusiin kamarituttuihin tai entistä paremmin niihin vanhoihin tuttuihin. Varsinkin nuorkauppakamaritoiminnassa pätee erittäin hyvin se, että sitä enemmän saa, mitä enemmän antaa. Kannustan siis sinua tarttumaan mahdollisuuteen ja hakemaan Keskuspuiston vuoden 2014 virkoihin.

Yleistä kamarivirkojen hausta

Mitään muita muodollisia pätevyysvaatimuksia ei ole mihinkään virkaan kuin että pitää olla Keskuspuiston varsinainen jäsen. Koejäsenyys ei kuitenkaan ole este hakea virkoja, koska samassa vaalikokouksessa on useinkin valittu sekä jäseneksi että samalla suoraan hallitukseen. Toki on hyvä huomioida, että on täyttänyt koejäsenkriteerit vaalikokoukseen mennessä. Jos et ole varma tilanteestasi, voit tarkistaa sen kummiltasi tai DP:ltä. Itse haku käynnistetään vapaamuotoisella ilmaisulla kiinnostuksesta hakea jotakin tiettyä virkaa. Perinteisesti näitä avauksia (tai pöydälle nousuja) on tehty rapujuhlissa, mutta muutkin tilanteet (ml. sähköiset välineet) käyvät yhtä hyvin. Jokainen päättää kampanjastaan itse eli haluaako esimerkiksi luoda erikseen kampanjasivut tms. Hyvänä tapana on kuitenkin vähintäänkin esittäytyä jäsenistölle jo ennen vaaleja eli kertoa omasta kamari- ja työtaustasta, harrastuksista, perheestä jne. ja ennen kaikkea miksi on kiinnostunut kyseisestä virasta ja mikä on oma visio viran osalta seuraavalle vuodelle. Tämä on usein tehty joko sähköpostitse, Facebookissa tai omilla nettisivuilla.

Mitä hallitusvirat vaativat

Kaikkien hallitusvirkojen osalta on syytä varautua ajankäytöllisesti ainakin seuraaviin:

– Jo tänä vuonna ryhdytään valmistaudutaan seuraavaan vuoteen eli pidetään ainakin yksi kokous, jossa valmistellaan suunnitelmat, budjetti yms.

– Pe 28.11.2013 – La 30.11.2013 Vuosaaressa järjestettävä hallitusakatemia on lähes tulkoon pakollinen koulutus kaikille tuleville hallitusjäsenille (myös aikaisemmin hallituksessa toimineille). Se antaa hyvät eväät ensi vuoteen ja mikä hienointa, siellä pääsee verkostoitumaan saman viran ihmisiin koko A-alueen kesken. Se kannattaa siis laittaa jo nyt kalenteriin, jos harkitsee hallitusviran hakemista.

– Vuoden 2014 aikana hallitus kokoontuu kuukausittain yhtenä arki-iltana lukuunottamatta heinäkuuta. Hallituksen kokoukset kestävät yleensä n. 3 tuntia. Lähtökohtaisesti tulisi pyrkiä osallistumaan kaikkiin kokouksiin, mutta toki yksittäisiä, välttämättömiä esteitä voi aina ilmaantua.

– Hallituksen jäsenä on toki hyvä pyrkiä osallistumaan monipuolisesti kamarin tapahtumiin, koska silloin on jäsenistön helposti tavoitettavissa ja pääsee myös itse kuulemaan kamarilaisten toiveita ja ajatuksia.

– Toivottavaa myös on, että hallituksen jäsenet pyrkivät osallistumaan alueen omiin ja kansallisiin konferensseihin. Kaikkiin toki voi olla haastavaa osallistua, mutta aina siihen voi pyrkiä. Vuonna 2014 aluevuosikokous on meidän järjestämä 7.-9.3.2014. Kansallinen vuosikokous on risteily Helsingistä Tukholmaan 25.-27.4.2014 ja syksyllä A-alueen vaalikokous pidetään Salossa 26.-27.9.2014. Helsingin kamari puolestaan järjestää kansallisen vaalikokouksen ihan Helsingin ydinkeskustassa 10.-12.10.2014. Ensi vuonna ei siis kauhean pitkälle joudu lähtemään, vaikka osallistuisi kaikkiin konferensseihin.

– Muu ajankäyttö riippuu virasta, jonka on ottanut hoitaakseen. Alla hieman tarkemmin tietoa.

– Yleensä on kuitenkin hyvä pitää mielessä, että tämä on harrastustoimintaa ja se on ihan sallittua, että välillä tulee muita kiireitä ja ei pysty yhtä paljon panostamaan. Silloin on kuitenkin tärkeää proaktiivisesti etukäteen ilmoittaa asiasta, jotta voidaan sopia tarvittavista tuurauksista tms. Välillä voi siis tulla tilanteita, ettei pystykään hoitamaan lupaamiaan asioita. Mutta vaikkei itse pysty tekemään, on tärkeä kantaa vastuu, että asiat tulevat silti tehtyä. Puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet auttavat näissä sovittaessa.

Viroista lyhyesti

Alla on yleistä tietoa viroista. Tämä ei ole kaiken kattava kuvaus tehtävistä tai vastuista ja yhdistyksen sääntöihin sekä toimintaohjesääntöön kannattaa myös tutustua. Tässä on tavoitteena antaa yleiskuva kustakin hallitusvirasta.

Puheenjohtajisto:

– IPP eli edellisen vuoden puheenjohtaja on virka, jota yleensä voi hakea vain edellisen vuoden puheenjohtaja. Hänen tehtävänään on varmistaa tiedonsiirto ja tukea koko hallitusta työskentelyssään.

– PRES eli puheenjohtaja johtaa kamarin työskentelyä ja ennen kaikkea hallituksen kokouksia.

– DP eli valmistautuva puheenjohtaja varautuu ja valmistautuu puheenjohtajan tehtäviin sitä seuraavalle vuodelle. On hyvä huomata, että DP:n virka ei automaattisesti johda puheenjohtajaksi, vaan sen tehtävä on varmistaa kamarin kannalta, että kullekin vuodelle on ainakin yksi sitoutunut ja hyvin valmistautunut hakija puheenjohtajan virkaan. DP:n tehtäviin kuuluvat myös jäsenasiat ja kumppanuudet. Jäsenasiat työllistävätkin ajankäytöllisesti DP:tä eniten.

”Poikkitieteelliset” hallintovirat:

Nämä ovat hyviä näköalapaikkoja, joissa pääsee näkemään kamarin toimintaan vähän joka suunnalta ja olen olemaan oikeastaan kaikessa mukana.

– LIO eli tiedottaja. Hänen vastuullaan on kaikki tiedotusasiat ja isoimpana tehtävä säännölliset jäsenmailit (eli Central Park Express). LIO:n rooli on yksi vaativimpia, koska se vaatii viikoittain jonkin verran aikaa ja sitoutumista hyvin säännölliseen rytmiin ja toimintaan. LIO:n apuna on viestintätiimi, johon kuuluvat webmaster ja päätoimittaja. Tiedottajan virka on erinomainen näköalapaikka, koska siinä on jatkuvasti oltava selvillä kaikesta mitä kamarissa tapahtuu.

-TREAS eli rahastonhoitaja hoitaa kamarin raha-asiat ja rahaliikenteen. Virka on ajankäytöltään maltillinen ja vaatii vain pari iltaa kuukaudessa. Tärkeintä viran hoitamisessa on systemaattisuus ja säntillisyys. Koska melkein kaikkiin tapahtumiin ja projekteihin liittyy rahaliikennettä, myös tässä virassa pääsee näkemään hyvin laajasti kamarin toimintaa.

– SECY eli sihteeri vastaa ennen kaikkea pöytäkirjoista, arkistoista ja yleensä kamarin paperiasioista ja hallinnosta. Virka edellyttää erityisesti osallistumista hallituksen kokouksiin, mutta muutoin on ajankäytöltään myös maltillinen ja tehtävät on mahdollista hoitaa pääsääntöisesti silloin kuin se itselle parhaiten sopii. Sihteerin virassa on myös jatkuvasti kaikkien avainhenkilöiden kanssa tekemisissä.

Toimialalohkojen virat:

– COM eli projektivastaava. Tämä virka on kamarin yksi tärkeimpiä, koska projektit muodostavat isoimman osan kamarin toiminnasta ja niihin liittyy myös suurimmat tulo- ja menovirrat. COM:n virassa onkin suotavaa, että tuntee kamaria ja toimintaa ja hieman pidemmältä ajalta, mutta se ei ole toki mikään edellytys. COM on avainroolissa hallituksen ja projektipäälliköiden välissä, jotta tieto kulkee molempiin suuntiin ja COM vastaa viime kädessä, että projektit onnistuvat ja menestyvät.

– LOM eli kuukausitapahtumavastaava. Virka on hyvin vapaamuotoinen ja kunkin vuoden LOM voi tehdä vuodesta hyvin oman näköisen. Oleellista on, että joka kuukausi järjestää jotain positiivista ohjelmaa kamarilaisille. Näitä voivat olla mm. yritysvierailut, urheiluriennot, yhteiset ravintolaillat, viinimaistajaiset jne.

– IND eli koulutusvastaava. Kuten LOM, tämä virka antaa myös paljon omaa vapautta ja jokainen IND tekee yleensä omannäköisensä vuoden. Odotusarvona on 3-5 koulutustilaisuutta vuoden aikana yhden yhteisen kattoteeman alla. IND:in ei tarvitse itse kouluttaa, vaan hän vastaa tilojen ja kouluttajien hankkimisesta.

– INT eli kansainvälisyysvastaava. INT:ltä odotetaan kiinnostusta kv-toimintaan ja halua olla aktiivisesti tekemisissä ulkomaalaisten kamarilaisten kanssa. Tehtävään sisältyy kv-projekteja, yhteydenpitoa ulkomaiden kamareihin ja luonnollisesti Eurooppa ja Maailman kokouksiin osallistumisten koordinointi sekä mainostaminen.

Kutsuvirat:

– Kutsuvirkailijat eivät ole äänivaltaisia hallituksen jäseniä, mutta ero on hyvin pieni ja muodollinen, koska hyvin harvoin hallituksessa äänestetään. Toinen ero on se, että heitä ei valita vaaleilla vaalikokouksessa, vaan uusi hallitus kutsuu heidät vaalikokouksen jälkeen.

– FEST eli juhlavastaava. FEST vastaa vuotuisten juhlien organisoinnista. Näitä ovat mm. Pres cocktails, KePun syntympäivät, Vappu, rapujuhlat sekä vuosijuhlat. Tässä virassa omaa liikkumavaraa on siis vähemmän, kun tapahtumat tulevat enemmän tai vähemmän annettuina, mutta vastuukenttä on toisaalta sitäkin selkeämpi. FEST ei toki itse järjestä kaikkia juhlia,vaan koordinoi niiden järjestämisen ja vastaa niistä.

– Webmaster: Webmaster vastaa nettitiedottamisesta eli ennen kaikkea www-sivuista, mutta myös muista sähköisistä kanavista, kun Facebook tai Twitter. Työnjaosta on toki mahdollista sopia LIO:n kanssa tapauskohtaisesti.

– Päätoimittajan vastuulla on kamarin lehden toteuttaminen ja taittaminen. Tehtävään kuuluu juttujen kerääminen ja koordinoiminen ja itse lehden taittaminen, toimittaminen painoon sekä postittaminen. Tavoitteena on yleensä 2-4 lehteä vuosittain

– Twinning Officer eli ystävyyskamarivastaava on nimetty yhteyshenkilö ystävyyskamariemme suuntaan (Pietari, Harlem ja Brügge). Tehtävän tärkein vastuu on koordinoida vuosittaista twinning-tapaamista. Ensi vuonna se on Pietarissa.

Jos haluat lisätietoja joistakin viroista, kannattaa kääntyä viran nykyisen haltijan puoleen tai keskustella asiasta PRES:n tai DP:n kanssa.

Hallitusterveisin

Kristian